Faça reuniões mais eficazes

Faça reuniões mais eficazes

Muito bem, então, você foi chamado para participar de mais uma daquelas intermináveis reuniões de três monótonas horas de duração na qual somente um fala, geralmente o diretor? Respire fundo, conte até dez, pois, infelizmente, isso é mais comum do que se imagina no ambiente corporativo e entenda que, provavelmente, assim como não está sendo confortável para você participar, possivelmente, esteja menos ainda para quem vai conduzir, pois ao invés de injetar ânimo, chegam a ser tão repetitivas, pesadas e maçantes, que drenam a energia da equipe.

 

No entanto, de uma coisa todos temos certeza: As reuniões são muito importantes e necessárias para a execução de um projeto, portanto, compartilho aqui algumas dicas para a condução de reuniões mais objetivas e eficazes que contribuem para alinhar o propósito do time e definir ações diárias voltadas para o alcance dos resultados propostos, evitando assim, dispersões por parte dos seus membros, que passam a compreender que cada ação individual é complementar a dos demais, levando-os, por sua vez a comprometer-se não apenas com a parte do trabalho que lhes cabe, mas também com a dos colegas, dando assim, um sentido maior de equipe.

 

Passo 1: Para que essas reuniões cumpram o seu objetivo de comunicar, conscientizar, engajar e motivar os membros do time, é importante ter claro o projeto, que é a razão principal daquele encontro, ou seja, qualquer outro assunto que não corresponda àquela lista de ações, será irremediavelmente banida das discussões, com isso, ganha-se tempo para abordar o que realmente importa, seguindo a pauta e definindo um horário de início e de término, que deve variar entre 15 e 20 minutos no máximo, sempre no mesmo local e horário diários.

 

Passo 2: Durante a reunião, divida o tempo total de duração da reunião pela quantidade de participantes, com isso, define-se um tempo para cada membro responder à três poderosas perguntas:

O que foi feito ontem? O que farei hoje? Quais os fatores dificultadores que podem impedi-lo de alcançar o objetivo proposto naquele dia?
Importante: É preciso distinguir claramente o que é um fator dificultador e o que é uma justificativa para evitar-se possíveis erros durante a reunião:

Fatores dificultadores são todos os fatos, acontecimentos ou limitações de ordem técnica, material, financeira, humana, tecnológica ou de qualquer outra ordem que podem impedir ou dificultar involuntariamente a execução de uma atividade, como a instabilidade da internet atrapalhando o envio de e-mails, por exemplo. Detalhe: Basta citar, não tentar explica-lo. Já as Justificativas são desculpas voluntariamente orquestradas para minimizar a falta de empenho e dedicação na execução de uma tarefa específica com a qual havia previamente se comprometido.

 

Passo 3: O coordenador então, a medida que cada membro vai expondo, dá baixa simultaneamente nas tarefas já concluídas e atualiza o quadro de ações a serem executadas e ao final, recapitula junto à equipe reforçando os objetivos a serem alcançados no dia.

Por fim, espero que essas dicas possam ser úteis para que líderes e suas respectivas equipes alcancem resultados cada vez mais satisfatórios com o menor desgaste e que possa contribuir para uma equipe de fato mais engajada e alinhada com o propósito maior da empresa.

Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/faca-reunioes-mais-eficazes/110611/

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